Tramitación de cursos graduados

El proceso de gestionar la creación, modificación, inactivación y doble equivalencia de cursos está determinado por la Certificación 33 (2020-2021) de la Junta de Gobierno de la Universidad de Puerto Rico.

Para facilitar la retroalimentación con los programas académicos y mantener un control de calidad en la tramitación de lo relacionado con los cursos, toda solicitud recibida en el DEGI es evaluada para asegurar el cumplimiento de la Certificación 33 (2020-2021) antes de ser tramitada a la Vicepresidencia de Asuntos Académicos e Investigación (VPAAI) en Administración Central. El Flujograma para la tramitación ilustra el proceso a seguir.

Instancias de aprobación

La tramitación de cursos (exceptuando la solicitud de equivalencia de carga académica completa para un curso) graduados recorre cuatro instancias de aprobación:

  • El programa emite la solicitud correspondiente y la envía al DEGI por conducto de su decano de facultad o escuela.
  • El DEGI la recibe, coteja y envía hacia la Vicepresidencia de Asuntos Académicos e Investigación en la Administración Central. En esta instancia, el DEGI ofrece retrocomunicación por correo electrónico para asegurar el cumplimiento con los requerimientos de la Certificación. 33 (cotejo de prontuarios y formularios).
  • La Vicepresidencia de Asuntos Académicos e Investigación en la Administración Central aprueba y registra lo establecido en la solicitud en el Archivo Maestro de cursos de la Universidad de Puerto Rico y tramita la carta de aprobación al DEGI.
  • El DEGI notifica el resultado de la solicitud a los programas graduados, al Registrador y al Decanato de Asuntos Académicos.
  • El Registrado es responsable del registro de la creación o cambio solicitado en el Sistema de Información Estudiantil (SIE).
  • El DEGI es responsable de mantener el Catálogo de Programas Graduados actualizado periódicamente utilizando las descripciones de cursos registradas y actualizadas en el SIE.

Creación, codificación y registro de cursos nuevos

La creación de nuevos cursos se tramita mediante la Solicitud de creación, codificación y registro de cursos (Anejo 2), la cual forma parte de la Certificación 33. La aprobación de un nuevo curso requiere de la previa aprobación del programa académico que lo incluye como parte de su secuencia curricular. Esta solicitud debe ir acompañada de la Hoja de Cotejo de la Solicitud y Prontuario para la Creación, Codificación y Registro de Cursos (Anejo 3), con las firmas correspondientes. Los componentes para la creación del curso y la plantilla del prontuario se encuentran en los Anejos 1 y 9 de la Certificación 33.

Cambios en cursos registrados

Los cursos existentes y registrados en el Archivo Maestros de Cursos de la UPR pueden ser modificados mediante la Solicitud de cambios en cursos registrados (Anejo 8) si el cambio que se solicita no es uno que altere sustancialmente los objetivos, el contenido, el creditaje o el nivel del mismo.

Inactivar cursos registrados

Aquellos cursos que en los últimos cinco años no se hayan ofrecido o se eliminan del programa académico deben ser inactivados en el Archivo Maestro de Cursos de la Universidad de Puerto Rico y en el Sistema de Información Estudiantil en la Oficina del Registrador para mantener la información de la oferta vigente actualizada. Debe evitarse que los estudiantes matriculados se afecten por la inactivación de un curso. El formulario indicado para este trámite es la Solicitud para inactivar cursos registrados (Anejo 7). Debe tomarse en cuenta que la eliminación de un curso es poco usual pues elimina la evidencia de la previa existencia del mismo, la cual pudiera requerirse como parte de alguna trascripción.

Reactivar cursos registrados

El formulario indicado es la Solicitud para reactivar cursos registrados (Anejo 5). La facultad o escuela y el programa deben justificar y constatar, con las evidencias correspondientes, la necesidad de la reactivación de un curso.

Asignación de doble codificación a un curso

Para que un mismo curso pueda ser compartido por dos programas académicos se le asigna una doble codificación.

Equivalencia de carga académica completa para un curso

El programa interesado en solicitar la equivalencia de carga académica completa para un curso debe remitir una carta al Decanato de Asuntos Académicos del Decanato de Estudios Graduados e Investigación en la que solicita y justifica esta petición. El Decanato la evaluará y le notificará al programa y al Registrador su decisión.

Anejos

  • Anejo 2 - Solicitud de creación, codificación y registro de cursos
  • Anejo 3 – Hoja de Cotejo de la Solicitud y Prontuario para la Creación, Codificación y Registro de Cursos
  • Anejo 8 - Solicitud de cambios en cursos registrados
  • Anejo 7 - Solicitud para inactivar cursos registrados
  • Anejo 5 - Solicitud para reactivar cursos registrados
  • Anejo 9 - Plantilla para la creación de cursos y cambio en cursos registrados.

Hojas de trámite del DEGI