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ETAPAS DEL PROCESO DE EVALUACIÓN
La evaluación de los programas graduados del Recinto
consta de cinco etapas:
Planificación
inicial
Auto-estudio
Evaluación externa
Plan de Desarrollo
Auditoría
Planificación inicial
Notificación
oficial. En septiembre
de 2007 , el Decanato de Estudios Graduados e Investigación
enviará la notificación a los coordinadores,
directores y los decanos de la facultad de los programas que
se van a evaluar en el siguiente semestre académico.
En noviemre, se convocará al programa a una reunión
donde el Decano Asociado del DEGI explicará a los miembros
del Comité de Auto-estudio el Plan de Evaluación.
Vea las Actividades del proceso de evaluación de los
programas del Ciclo 4 para obtener una idea más completa
del Plan.
Constitución del Comité de Auto-estudio y asignación
de responsabilidades. El Comité de Auto-estudio debe estar
constituido por:
- tres (3) profesores
- un (1) estudiante
- un (1) miembro del personal no docente
Una vez constituido, el comité:
- elegirá a un coordinador
- elaborará el calendario de actividades
- asignará responsabilidades a cada miembro
- decidirá cómo se van a distribuir los tres
(3) créditos de compensación, que otorgará el
DEGI para propósitos del auto-estudio, entre los miembros
docentes del comité
- se reunirá periódicamente con el DEGI
- será responsable de validar los datos que le provea
el DEGI, así como de conseguir cualquier información
necesaria para el auto-estudio
- redactará el Informe de Auto-estudio
- distribuirá el Informe de Auto-estudio entre la
facultad del programa para recibir reacciones al mismo
- incluirá las reacciones recibidas al Informe de
Auto-estudio
El Coordinador del programa notificará al DEGI, por
escrito y por conducto del Decano de su Facultad, la composición
del Comité de Auto-estudio.
Puesto que es deseable que en el Auto-estudio participen tantos miembros del
programa como sea posible, el programa puede establecer un comité ad
hoc que ayude al Comité de Auto-estudio durante el proceso. También
puede involucrar a comités existentes, tales como el de currículo
y el de personal.
Apoyo del DEGI . Durante la etapa de planificación
inicial, el DEGI:
- proveerá orientación sobre el proceso de
evaluación
- enviará al programa las Guías
y materiales para el proceso de Evaluación que
contienen:
- información cuantitativa proveniente del Factbook
- formulario de auto-estudio
- estándares de excelencia
- instrucciones para llevar a cabo el auto-estudio y rendir
el informe
- asignará al programa fondos para tres (3) créditos
de compensación adicional, que el comité distribuirá conforme
a las responsabilidades de sus miembros
Avalúo del Aprendizaje
El punto de partida del proceso de evaluación es el
avalúo del aprendizaje. Para este ciclo del Plan de
Evaluación hemos escogido medir la competencia de investigación,
lo que se logrará mediante la implantación de:
- un grupo focal que nos permitirá conocer la percepción
de los estudiantes con respecto a su experiencia de investigación
en el programa y proveerá la información indirecta
del aprendizaje
- el análisis de un trabajo de investigación
de los estudiantes, el cual nos permitirá analizar
de forma directa su aprendizaje.
Los resultados de ambas intervenciones
se examinarán
y documentarán en el informe de resultados del Plan
de Avalúo. Este informe se tomará en cuenta durante
la reflexión que se generará en la implantación
del Auto-estudio del programa y que posteriormente se traducirá en
el informe del Auto-estudio. Para más detalles acerca
de la implantación del plan de avalúo vea Plan
de Avalúo del Aprendizaje.
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Auto-estudio
Proceso de reflexión crítica.
El Auto-estudio es como una fotografía del programa
tal y como está en el momento que se inicia el proceso
El auto-estudio consiste en analizar críticamente:
- la información relacionada con el funcionamiento
del programa y el papel que éste desempeña
en su Facultad, el Recinto y su disciplina
- la calidad y pertinencia de los ofrecimientos, el desempeño
y la proyección futura del programa
El análisis de los datos y la información del programa se hará a
través del Formulario de Auto-estudio y la Guía del Plan de
Avalúo del Aprendizaje que proveerá el DEGI para cada una de
las áreas que se van a evaluar. Estos consisten de una serie de preguntas
guías y tablas, divididas en ocho áreas principales, para facilitar
la recopilación y el análisis de la información. Básicamente,
los formularios están diseñados como plantillas (templates)
en Microsoft Word para que el programa pueda acopiar sus datos y contestar
las preguntas trabajando directamente en él. El DEGI le enviará los
formularios al programa electrónicamente y éste, una vez completados
los mismos, los devolverá electrónicamente y en papel.
El auto-estudio debe tener, además, un componente
comparativo; es decir, que el programa debe compararse, en
algunas áreas específicas señaladas en
el Formulario de Auto-estudio , con otros programas similares
fuera del sistema de la Universidad de Puerto Rico.
Si el programa ha hecho un auto-estudio para fines de acreditación profesional,
podrá utilizar los hallazgos de dicho estudio, con los debidos ajustes
y modificaciones, para que incluya todos los estándares del DEGI. En
el Informe de Auto-estudio, se deben explicar dichos ajustes o modificaciones.
Informe de Auto-estudio . Para facilitar
el manejo de la información que proveerán los
veinticinco programas graduados del Recinto (cuya oferta académica
es de 77 especialidades, distribuidas en 14 doctorados, 55
maestrías, 1 Juris Doctor y 7 certificados 1) es necesario
que los informes de Auto-estudio sigan el mismo formato, con
las salvedades que apliquen a las disciplinas o los programas
en particular. Para esto, el DEGI proveerá el formato
para el informe del Auto-estudio en el área de Guía
y materiales para el proceso de evaluación . El
Comité de Auto-estudio deberá explicar cualquier
ajuste o modificación a este bosque jo.
El cuerpo del Informe de Auto-estudio debe:
- tener en la hoja inicial los nombres y firmas de los miembros
del Comité de Auto-estudio, además de las firmas
del Decano de la Facultad, Coordinador y Director del programa
graduado
- incluir en la hoja inicial la fecha de la reunión
en que el Informe fue discutido por la facultad del programa
- tener un resumen ejecutivo de dos (2) páginas con
los hallazgos y recomendaciones más sobresalientes
del proceso
- recoger en un narrativo de quince (15) páginas
los hallazgos del Comité en cada una de las áreas
de evaluación y sus recomendaciones de acciones específicas
para atender las áreas que necesitan atención
en el programa y promover sus fortalezas
- incluir cumplimentado, como apéndice, el formulario
del Auto-estudio
- incluir, cumplimentadas, todas las tablas que el DEGI
provee para el auto-estudio
- incluir todos los apéndices necesarios para evidenciar
o explicar los hallazgos (tablas, estadísticas, prontuarios,
vitaes de los profesores y cualquier otra información
que el Comité considere oportuna)
Una vez redactado el Informe de Auto-estudio, éste:
- se distribuirá entre los miembros del programa,
quienes tendrán dos semanas para someter sus reacciones
por escrito al Coordinador del programa
- incluirá entre sus apéndices las reacciones
del programa
- deberá someterse al DEGI, a más tardar,
la segunda semana de junio de 2008
El Informe de Auto-estudio es uno de los documentos principales
que utilizarán los equipos de evaluadores externos para
hacer sus observaciones y recomendaciones. Por tanto, requiere
una identificación precisa de las fortalezas y debilidades
del programa, así como un análisis crítico
de las situaciones que le afectan y de sus necesidades más
apremiantes.
Apoyo del DEGI .
El DEGI proveerá apoyo
y orientación continuos a lo largo de todo el proceso
de auto-estudio. Durante el período de reflexión
crítica, el DEGI:
- facilitará al programa los datos y la información
disponible en su archivo académico
- proporcionará apoyo para la administración
de una encuesta con estudiantes y egresados acerca de su
percepción del ambiente del programa
- proporcionará apoyo para la implantación
de un grupo focal con estudiantes que han finalizado su tesis
o están en la última etapa de revisión
de la misma para medir la competencia de investigación
- proveerá apoyo en la edición y traducción
del Informe de Auto-estudio
- se hará cargo de la reproducción y distribución
del informe entre el equipo de evaluadores externos, el decano
de facultad, el Decanato de Asuntos Académicos, la
Rectoría, el CEGI y demás instancias universitarias
pertinentes
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Evaluación externa
Todos los programas que participen en el proceso de evaluación
del DEGI recibirán la visita de un equipo de evaluadores
externos, nombrados por este Decanato, a partir de las recomendaciones
de los miembros del Comité de Auto-estudio. Las visitas
de evaluación externa se realizarán en el mes
de agosto de 2008. Este equipo, compuesto por dos expertos
en la disciplina (académico y profesional) y un egresado
del programa:
- analizará el Informe de Auto-estudio
- hará una visita de dos días al programa,
donde se reunirá con sus estudiantes, profesores y
personal administrativo, así como con el Decano de
la Facultad, el Decano de Asuntos Académicos, la Decana
de Estudios Graduados e Investigación y la Rectora
- redactará un Informe de Evaluación Externa
Informe de Evaluación Externa
- Al final de su visita, el equipo de evaluadores externos
esbozará el borrador de un informe donde:
- señalará las fortalezas y debilidades
del programa
- hará recomendaciones de acciones concretas para
atender las áreas críticas y promover sus
fortalezas
- Después de la visita, el Equipo de Evaluadores
Externos tendrá dos semanas para enviar la versión
final por correo electrónico o regular.
- El DEGI enviará copia del Informe Final de Evaluación
Externa al Coordinador del programa y al Director del departamento,
quienes se encargarán de distribuirlo entre los miembros
del programa para que reaccionen y hagan recomendaciones,
por escrito, en el plazo de dos semanas. Estas recomendaciones
se tomarán en cuenta en el diseño del Plan
de Desarrollo del programa. También el DEGI enviará copia
del Informe Final de Evaluación Externa al Decano
de Facultad y al Decanato de Asuntos Académicos.
Apoyo del DEGI .
En el proceso de evaluación
externa el DEGI:
- se encargará de coordinar todas las actividades
de la evaluación externa
- hará los contactos e invitaciones a los miembros
del equipo de evaluación externa
- enviará los documentos necesarios para la evaluación
antes de la visita
- realizará las reservaciones de vuelos y hotel,
así como todos los trámites administrativos
necesarios para los pagos y reembolsos
- se encargará de coordinar las entrevistas con la
gerencia académica del programa, profesores y estudiantes,
el Decano de la facultad, el Decano de Asuntos Académicos
y la Rectora
- sufragará los gastos de las visitas de los equipos
de evaluadores externos al Recinto
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Plan de Desarrollo
Como resultado de los procesos de auto-estudio y evaluación
externa, el programa evaluado debe crear un Plan de Desarrollo
para los próximos cinco años que:
- sea realista y realizable
- atienda las áreas identificadas que necesitan mejorarse
o desarrollarse
- establezca prioridades
- tenga acciones concretas
- asigne responsabilidades
- estipule el tiempo para el logro de las metas
- presente indicadores de logro
- incluya el presupuesto necesario
Esto sólo se puede lograr si el plan de desarrollo
del programa se integra al del Decanato de su Facultad, al
del Decanato de Estudios Graduados e Investigación y
al del Recinto. Por tanto, es imprescindible que todas estas
unidades trabajen conjuntamente en el diseño y la implantación
del plan. En la Guía y materiales para el proceso de
evaluación se incluye el Bosquejo
para los Planes de Desarrollo de los Programas Graduados .
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Auditoría
Tres años después del comienzo de la implantación
del plan de desarrollo, el programa deberá rendir al
DEGI su primer Informe de Progreso por conducto del Decano
de su Facultad. Dos años después de este informe,
rendirá un segundo informe que permitirá evaluar
la implantación del Plan de Desarrollo a cinco años.
En la Guía
y materiales para el proceso de evaluación se incluye
el bosquejo para el informe de progreso. Este informe deberá incluir:
- las acciones completadas
- las que están en proceso
- los impedimentos para completarlas
- cualquier cambio al plan de desarrollo
Antes de enviar el informe al DEGI, el coordinador lo someterá a
los miembros del programa para recoger sus reacciones y recomendaciones
por escrito, las cuales formarán parte del informe a modo de apéndice.
El DEGI enviará un Informe Comprensivo del progreso
de los programas a Rectoría, al Decanato de Asuntos Académicos y al CEGI.
Este proceso de auditoría será uno continuo
hasta la siguiente evaluación cuando comenzará el
ciclo nuevamente y se utilizará el Plan de Desarrollo
implantado como punto de partida para la nueva evaluación.
*Según la Certificación 44, 2006-2007, de la Junta de Síndicos.
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