Tramitación de cursos graduados

El proceso de gestionar la creación, modificación, inactivación y doble equivalencia de cursos está determinado por la Certificación 112 (2014-2015) de la Junta de Gobierno. Para facilitar la retroalimentación a los programas y mantener un control en la calidad de la tramitación de lo relacionado con cursos, el Flujograma para la Tramitación de Cursos ilustra el proceso a seguir.

 Fecha Límite  DEGIFecha Límite de la VPAA
Cursos para la primera sesión del año académico y el verano.1 abril1 de mayo
Cursos para próximas sesiones del año académico.13 septiembre15 de octubre
Instancias de aprobación La tramitación de cursos graduados recorre cuatro instancias de aprobación:

El DEGI ofrece retroalimentación por correo electrónico durante la segunda instancia de la tramitación de cursos (cotejo de formularios y prontuarios). Los documentos (hojas de cotejo, formularios de solicitud y prontuario) deben ser enviados en formato digital (WORD o PDF que se pueda editar) al correo: cursosgraduados.degi@upr.edu. 

Registro y Codificación de cursos nuevos

La creación de nuevos cursos se tramita mediante la Solicitud de registro y codificación de cursos, la cual forma parte de la Certificación 112 . Esta incluye cursos regulares, cursos en línea, seminarios, prácticas, desarrollo de propuestas y tesis y estudios independientes. La aprobación de un nuevo curso presupone la previa aprobación del programa que lo habrá de albergar.

Modificación de cursos

Los cursos existentes pueden ser modificados mediante la Solicitud de cambios en cursos registrados si el cambio que se solicita no es uno que altere sustancialmente los objetivos, el contenido, el creditaje, o el nivel del mismo. Es preciso que antes de solicitar la modificación se verifiquen las condiciones que la permiten.

Inactivación y eliminación de cursos

Aquellos cursos que en los últimos cinco años no se hayan enseñado o que no se enseñarán nuevamente deben ser inactivados en el Archivo Maestro del Sistema y en el sistema del Registrador para mantener la información de la oferta vigente actualizada. La eliminación de un curso es poco usual pues elimina la evidencia de la previa existencia del mismo, la cual pudiera requerirse como parte de alguna trascripción. La eliminación sucede en casos en los que los cursos no se han ofrecido, ni se piensan ofrecer, durante un tiempo prolongado. El formulario indicado para este trámite es la Solicitud para la inactivación y eliminación de cursos. Debe evitarse que los estudiantes matriculados se afecten por la inactivación de un curso.

Equivalencia de carga académica para un curso

El programa interesado en solicitar la equivalencia de carga académica completa para un curso debe remitir una carta al Área de Asuntos Académicos del Decanato de Estudios Graduados e Investigación en la que solicita y justifica esta petición. El Decanato la examinará y le notificará al programa y al Registrador su decisión.
*Las solicitudes de registro, cambio o inactivación de cursos deberán haber recibido la aprobación del programa y de su Decanato de Facultad previamente. Las escuelas adscritas al Decanato de Asuntos Académicos deberán contar con el endoso del mismo antes de hacer llegar las solicitudes al DEGI.

**Para mantener un control de calidad en la tramitación de lo relacionado con los cursos, toda solicitud recibida en el DEGI es cotejada antes de ser enviada a la Vicepresidencia de Asuntos Académicos (VPAA) en Administración Central para el trámite correspondiente. De encontrar alguna discrepancia, el DEGI devolverá las solicitudes al programa para las revisiones pertinentes. El programa deberá entonces reenviar la solicitud siguiendo los pasos de este flujograma. Una vez la VPAA apruebe la solicitud, el DEGI notificará a los programas, al Decanato de Asuntos Académicos y al Registrador para que cada uno actualice sus archivos y los correspondientes programas de clases.