Post-Award
La División de Post-Award facilita los procesos fiscales y administrativos una vez las propuestas son aprobadas. Ofrece apoyo al docente y personal administrativo durante la vigencia de la subvención y es responsable de asegurar que el Recinto cumpla con los requerimientos y reglamentaciones aplicables a las subvenciones aprobadas.
- Creación de Cuentas
- Manejo y fiscalización de fondos (Grants management from inception to close-out)
- Facturaciones e Informes Financieros
- Se encarga de trabajar todo lo que tiene que ver con informes de tiempo y esfuerzo según lo requiere la reglamentación federal
- Trámites de Recursos Humanos
- Trámites de Compras
- Trámites de Desembolsos y Viajes
- Ofrece apoyo y orientación a los administrativos en el manejo de las transacciones a través de nuestra Oficial Administrativo
- Revisa y endosa a la Unidad de Contratos los contratos de servicios profesionales de los proyectos para la firma del Rector
- Se encarga de tramitar todos los “subawards” o “intercampus agreements” que se requieran en las subvenciones recibidas
- Se encarga de adiestrar al personal del Recinto y a la facultad en el uso y manejo adecuado de sus fondos: procesos institucionales, reglamentaciones aplicables (institucionales, federales y particulares de sus subvenciones)
Talleres y Adiestramientos
Talleres
El DAFE ha agendado en colaboración con el Centro de Excelencia Académica, el ciclo de talleres para el periodo de Otoño 2024.
Les exhortamos a que participen de estos talleres que serán sometidos para cumplir con las horas de ética. Siempre hay procesos que se actualizan, siempre hay cambios en reglamentaciones y siempre se aprende algo nuevo. Deben ir a la página del CEA y registrarse oficialmente.
Título de Taller | Día |
---|---|
Ciclo DEGI: Recursos Humanos: Trámite de transacciones de Recursos Humanos para proyectos de fondos externos y uso de los formularios T002 | 1728637200 10/11/2024 09:00 12:00 |
Ciclo DEGI: Compras: Trámite de Requisiciones y Compras | 1730451600 11/01/2024 09:00 12:00 |
Ciclo DEGI: Viajes: Reglamento y trámite de transacciones de fondos externos | 1731661200 11/15/2024 09:00 12:00 |
Ciclo DEGI: Pagos: Trámite de Pagos Directos/Convenios de Estipendios y Contratos de Servicios Profesionales | 1733475600 12/06/2024 09:00 12:00 |
Adiestramientos
Recursos útiles
Flujograma de Procesos
Acceda al flujo del proceso de las distintas etapas de la división de Post Award. Encontrará flujos de:
- Comprobantes de Desembolso
- Convenio de Estipendio y Jornal
- Pago Directo
- Transacciones de Recursos Humanos
- Compras
Presentaciones
En esta sección encontrará presentaciones que abordan aspectos fundamentales de la administración de proyectos, la gestión de recuros humanos, el manejo de la “chequera” y la implementación efectiva de procedimientos.
Además, se proporciona la orientación sobre el reglamento de gastos de viaje de la Universidad, asegurando que estén equipados con el conocimiento necesario para cumplir con las políticas establecidas al viajar. Esta orientación abarca desde la planificación y autorización de viajes hasta la presentación adecuada de informes de gastos.
En cuanto a las compras, se ofrece una visión detallada del reglamento de adquisición de equipos, materiales y servicios no personales de la Universidad de Puerto Rico. Esta presentación aborda los procedimientos y requisitos específicos para la adquisición de bienes y servicios, asegurando la transparencia y el cumplimiento normativo en todas las actividades de compra institucionales.
Viajes
Compras
Trámites de Recursos Humanos con Post Award
Los nombramientos y renovaciones deben ser enviados 25 días antes de la fecha efectividad. De no ser así, se tendrá que cambiar la fecha de comienzo o habrá retraso en el pago de la nómina.
Una vez que recopile TODOS los documentos, que estén aprobados por ORH o DAA, favor enviar la Sra. Yaribeth Ramos a yaribeth.ramos@upr.edu, con copia a postawardrrp@upr.edu
Ningún candidato puede comenzar a trabajar sin autorización.
Instrucciones para el envío de documentos
- Las 373 (no docentes) y las 370 (docentes nuevos) tienen que estar aprobadas por la Oficina de Recursos Humanos o el Decanto de Asuntos Académicos antes de enviar los documentos al DEGI. Solo se aceptarán documentos como recibidos de la Unidad del proyecto. La unidad es responsable de enviar todos los documentos aprobados, completos, correctos y a tiempo, para que el pago de los empleados no se vea afectado.
- Deberá incluir todos los documentos en un correo electrónico identificando el nombre del funcionario en PDF (no word).
- Es importante verificar la información en cada documento (#puesto, cantidad a pagar, número de puesto, tipo de nombramiento, etc.) y que tengan las firmas correspondientes. Así se evitará retrasar el proceso.
- Las compensaciones no docentes o que el título esté en el Plan de Clasificación, deben referirlas a la ORH, antes de enviarlas a Post Award.
- Se le dará prioridad a los nombramientos y renovaciones. Otras transacciones se trabajarán conforme al Plan de Trabajo de Post Award.
IMPORTANTE: Circular 2, 2023-2024 -ORH- T002
- RH-T002 SIN DISTRIBUCION-rev 15-AGO-2023 Logo UPR
- RH-T002 SIN DISTRIBUCION-rev 15-AGO-2023 Logo UPR-INGLES
- LD-T002 DOCENTES O NO DOCENTES A 12 MESES-rev 15-AGO-2023 Logo UPR
- LD-T002 DOCENTES O NO DOCENTES A 12 MESES-rev 15-AGO-2023 Logo UPR-INGLES
- LD-T002 DOCENTES O NO DOCENTES A 12 MESES-rev 15-AGO-2023 Logo UPR-INGLES NO FORMULAS
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- LD-T002 DOCENTES A 9 MESES-rev 15-AGO-2023 Logo UPR
- LD-T002 DOCENTES A 9 MESES-rev 15-AGO-2023 Logo UPR-INGLES
- LD-T002 DOCENTES A 9 MESES-rev 15-AGO-2023 Logo UPR-INGLES NO FORMULAS
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Los nombramientos y renovaciones deben ser enviados 25 días antes de la fecha efectividad. De no ser así, se tendrá que cambiar la fecha de comienzo o habrá retraso en el pago de la nómina.
Una vez que recopile TODOS los documentos, que estén aprobados por ORH o DAA, favor enviar la Sra. Yaribeth Ramos a yaribeth.ramos@upr.edu, con copia a postawardrrp@upr.edu
Ningún candidato puede comenzar a trabajar sin autorización.
Instrucciones para el envío de documentos
- Las 373 (no docentes) y las 370 (docentes nuevos) tienen que estar aprobadas por la Oficina de Recursos Humanos o el Decanto de Asuntos Académicos antes de enviar los documentos al DEGI. Solo se aceptarán documentos como recibidos de la Unidad del proyecto. La unidad es responsable de enviar todos los documentos aprobados, completos, correctos y a tiempo, para que el pago de los empleados no se vea afectado.
- Deberá incluir todos los documentos en un correo electrónico identificando el nombre del funcionario en PDF (no word).
- Es importante verificar la información en cada documento (#puesto, cantidad a pagar, número de puesto, tipo de nombramiento, etc.) y que tengan las firmas correspondientes. Así se evitará retrasar el proceso.
- Las compensaciones no docentes o que el título esté en el Plan de Clasificación, deben referirlas a la ORH, antes de enviarlas a Post Award.
- Se le dará prioridad a los nombramientos y renovaciones. Otras transacciones se trabajarán conforme al Plan de Trabajo de Post Award.
IMPORTANTE: Circular 2, 2023-2024 -ORH- T002
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Documentos descargables por tipo de nombramiento:
Contrato Ley 100
Diferencial
Enmienda a nombramiento
- Carta Nombramiento cambios en fecha de terminacion
- Carta Nombramiento cambios en titulo y salario
- Carta-Nombramiento-Modelo salario, fecha y por Añadir tareas
Nombramiento Docente
- 370-Autorizacion para Nombramiento-Docente
- Anejo-a-Nombramiento Rev 9 de mayo de 2023
- Carta borrador Nombramiento cambios en salarios por reducción o aumento de tareas
- Carta borrador Nombramiento renovacion
- Certificación para aceptar menor salario de la escala retributiva
- CERTIFICACION- EXCEPCION GRADO-DOCTORAL
- Deposito Directo
- Designacion de Beneficiarios
- FORMULARIO 365
- Notificación Sobre Participación al Sistema de Retiro de las UPR
- Solicitud de empleo
- T001Historial-Datos-Personales
- Lista de Elementos de Pago y Codigo de Gasto asignado
- Certificación-Recibo-Politicas-T003_rev mayo 2023
- MANUAL PROFESOR
Nombramiento Personal Jubilado
- Anejo-a-Nombramiento Rev 29 de abril de 2024_RRP
- Certificado de Exencion para la retencion rev.16
- Deposito Directo
- i-9-spanish
- Juramento-Fidelidad
- OP-38jubilados
Nombramientos Especiales No Docentes
- 366
- 373
- 2781-Hacienda Declaracion jurada
- Anejo-a-Nombramiento Rev 9 de mayo de 2023
- Carta-NOMBRAMIENTO
- Carta-RENOVACION
- Certificado de Exencion para la retencion rev.16
- Deposito Directo
- Designacion de Beneficiarios
- Historial-Datos-Personales-T001
- i-9-ingles
- i-9-spanish
- Juramento-Fidelidad
- Solicitud de empleo
- Certificación-Recibo-Politicas-T003_rev mayo 2023
Renuncia
Recursos adicionales de Post Award
Visa Debito
- Circular de Finanzas Núm. 20-05 – Procedimiento Uso Tarjeta Débito Logo VISA BPPR
- Informe detalle de pagos Tarjeta Logo VISA BPPR
- Hojas de Valores de los Depósitos NO-SIS
- Solicitud Tarjeta Débito con logo VISA BPPR
Viajes
- Certificación Número 65 del 2020-21: Reglamento de Gastos de Viaje de la Universidad de Puerto Rico
- Circular de Finanzas 22-15: NUEVOS FORMULARIOS DE VIAJE – CERT. 65 2020-2021 REGLAMENTO GASTOS DE VIAJE UPR
- Reglamento de Gastos de Viajes UPR – (CERTIF. NÚM. 65 2020-2021)
- Formularios:
Compras
- Certificación Núm. 30 (2008-2009) de la Junta de Síndicos: Reglamento de Compras y Suministros.
- Circular de Finanzas 12-18: Guías para el manejo de la propiedad mueble adquirida con Fondos Federales
- Circular de Finanzas 14-18: Enmiendas para la clasificación del equipo mayor capitalizable y equipo menor no capitalizable
- Circular Num. 2 (2014-2015): Enmiendas para la clasificación del equipo mayor capitalizable y el equipo menor no capitalizable igual o mayor a $5,000
- Certificación Status OC Modelo (2018)
- Circular ORCI 2016-2017-02: COMPRAS 90 DIAS ANTES CIERRE DE PROYECTO
- Circular de Finanzas Núm. 21-13: PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR PAGOS POR ANTICIPADO -para Unidades
- Circular 1 (2021-2022): Ley 73 Circular con instrucciones
- Ordenes Pre-pagadas Ley 2 (español)
Contratos de Servicios Profesionales:
- Instrucciones de RRP para Trámite de Contratos y Formularios
- Contratación de Personal Jubilado
- Formularios para Contrato de Servicios de Pago Directo:
- Anejo 1 Creación de la Unidad de Contratos en el Recinto de Río Piedras y Cambios en el proceso de contratación
- Anejo 2 Modelo Cert CFSE para firmar contrato
- Anejo 3 Modelo Cert CFSE para realizar los trabajos
- Anejo 4 Certificación Recibo de políticas
- Anejo 6 Certificación del Contralor de PR
- Anejo 7 Reglamento RUP 9302
- Carta y Nuevo Formulario Deposito Directo
- Certificación del Contralor de PR
- Declaración Jurada
- I9 (en español)
- Modelo de contrado (ENGLISH)
- Modelo de contrato
- Modelo Enmienda Rev. 12 de abril de 2021
- Plantilla de Certificación de aprobación de Fondos
- Modelo SC 2781
- Ley 73
- Circular 1 (2021-2022) Instrucciones procesos de compras
- Efectos de la implementación de la Ley 73 conocida como ley de compras del gobierno y su respectivo reglamento en la administración
- Ley 73 (2019)
- ORDEN EJECUTIVA QUE IMPACTA CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES EN UPR-base Ley 73
- PC1281- UPR-Excluir de la Ley 73
- Solicitud Ley 100- Para contratación de empleados de otras agencias gubernamentales
- R-2021-38 – NORMAS UNIFORMES DE CONTRATACION APLICABLES A TODOS LOS PROCESOS DE CONTRATACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y NO PROFESIONALES EN UPR
Trámites de Convenios Estudiantes o Jornales
- Certificación Núm. 23 (2016-2017) Carta de Derechos y Deberes de los Estudiantes que realizan investigación en la Universidad de Puerto Rico.
- Circular 4 (2011-2012) Procedimiento para el Pago de Estipendios a Estudiantes financiados con fondos federales, privados o legislativos
- Formularios de Registro de Convenios de Estipendios
- Ejemplos de Convenios de Estipendios
- Formulario de Renuncia o Suspensión de Estipendio
- Formularios de Registros de PEAF
- Programa de Jornal:
- OMB:
- 2 CFR 200-UNIFORM ADMINISTRATIVE REQUIREMENTS, COSTS PRINCIPPLES, AND AUDIT REQUIREMENTS FOR FEDERAL AWARDS-UNIFORM GUIDANCE: Cost Principles for Educational Institutions: https://www.ecfr.gov/current/title-2/subtitle-A/chapter-II/part-200
- RESEARCH HANDBOOK
- Certificaciones UPR
- Certificación 14 (2011-2012) from the Board of Trustees: Policy for the Promotion and Development of Research at University of Puerto Rico
- Certificación 15 (2011-2012) from the Board of Trustees: Effort Reporting Policies and Procedures at the University of Puerto Rico
- Certificación Núm. 16 (2011-2012) Junta de Síndicos – Distribución de Costos: Políticas y Procedimientos de Fondos de Paralelos (Cost Sharing)
- Certificación Núm. 23 (1996-1997) Junta de Síndicos – Política para Establecer Institutos de Investigación Multidisciplinaria y Multicampus.
- Certificación Núm. 108 (1998-1999) Junta de Síndicos -Política de la Universidad de Puerto Rico sobre Investigación Institucional.
- Certificación Núm. 45 (2006-2007) Junta de Síndicos – The System-wide Policy for Responding to Allegations of Possible Research Misconduct.
- Circular Núm. 17 (1989-1990) Oficina del Canciller – Política Institucional y Procedimientos del Recinto de Río Piedras de la Universidad de Puerto Rico ante Alegaciones de Falta· de Integridad Intelectual en la Enseñanza o Investigación.
- Circular Núm. 43 (2013-2014) Servicios de Concesionario (Vendor) – Directrices en Torno a Propuestas en las que el Recinto Rinde Servicios en Calidad de Concesionarios (Vendor).
- CIRCULAR NÚM. 5, AÑO 2023-2024: ENMIENDA A LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PREPARACIÓN DE LOS INFORMES DE TIEMPO Y ESFUERZO {T&E), CIRCULAR NÚM. 12, AÑO 2012-2013
- Certificación 15 (2011-2012) from the Board of Trustees: Effort Reporting Policies and Procedures at the University of Puerto Rico
- Circular Núm. 11 (2012-13)_Enmendada
- Cir_007_2009_10_R
- Circular R-1213-23 (Enmendada R-1112-35): Actualización de Procedimiento para la preparación de los Informes de Tiempo y Esfuerzo en el Sistema Universitario
- CIRCULAR ORCI-2018-2019-02 Elimina Requerimiento Forma 125 A y Procedimiento Actualizado de “Time and Effort Reporting”
- Instrucciones para aprobar informes de Tiempo y Esfuerzo
- CARTA Y NUEVO FORMULARIO DEPOSITO DIRECTO
- Código de gastos Actualizada Oct-2015
- WIRE TRANSFER NUEVO FORMULARIO MAR 2021
Reglamento Firmas Digitales:
- Certificación 10 (2021-2022), Política Institucional sobre Firmas Digitales, Firmas Electrónicas y Transacciones Electrónicas de la Universidad de Puerto Rico
- Guía para el Uso de Endosos Electrónicos en la Universidad de Puerto Rico (AC. Nov.2021)
- Reglamento para el Uso de Endosos Electrónicos en la Universidad de Puerto Rico (AC. FEB.2022)